लेखा प्रणाली

लेखा प्रणाली संस्थाको व्यापारिक कारोवारको सुचना राक्ने, अभिलेख राख्ने, अभिलेख प्रसोधन गर्ने तथा आर्थिक प्रतिवेदनको माध्यमबाट सम्बन्धित पक्षलाई जनकारी दिने पद्धति हो ।आज को युग लेखा को युग हो आजकल लेखा हरेक कुरा र ठाँउ ठाँउ मा काम लाग्ने विषय हो । लेखा प्रणाली दुई प्रकारका हुन्छन्। वैज्ञानिक र व्यवहारिक लेखा लेखाप्रणाली हो। (अङ्ग्रेजी: Single Entry System of Book-Keeping System) र दोहोरो लेखाप्रणाली (अङ्ग्रेजी: Double Entry System of Book-Keeping System) हो ।

लेखा

साधारण अर्थमा लेखा भन्नाले प्रचलित कानून, ऐन नियम, नीति, कार्यक्रम तथा निर्णय, आदेश तथा मापदण्ड समेतलाई आधार मानी कारोबारको यथार्थ विवरण देखिने गरी राखिने अभिलेख वा खाता भन्ने बुझिन्छ।

लेखापरीक्षण ऐन, २०७५ अनुसार – लेखा भन्नाले आर्थिक कारोबार भएको व्यहोरा देखिने गरी कानून बमोजिम राखिने अभिलेख, खाता, किताब तथा अन्य कागजात सम्झनुपर्छ र सो शब्दले विद्युतीय माध्यमबाट राखिएको अभिलेख तथा कारोबारलाई प्रमाणित गर्ने विद्युतीय अभिलेखलाई समेत जनाउँछ।

लेखा प्रणाली

परिभाषा:

•आर्थिक कारोबारको लेखाङ्कन गर्ने, अभिलेख राख्ने र त्यसको नतिजा एवं यथार्थ आर्थिक स्थिति देखाउन अपनाइने व्यवस्थित कार्यविधिलाई लेखा प्रणाली वा स्रेस्ता प्रणाली भनिन्छ।

•लेखा विभिन्न प्रतिवेदनहरू तयार गर्न आवश्यक पर्ने अभिलेखाङ्कन सम्बन्धी क्रियाकलाप नै लेखा प्रणाली हो।

सरकारी लेखा

सरकारी लेखा भन्नाले राजस्व सङ्कलन गर्ने, खर्च गर्ने र त्यसको अभिलेख राख्ने सबै प्रक्रिया तथा त्यसको परिमाणको सन्दर्भमा फाँटवारी तयार गर्ने कामलाई जनाउँछ।। सरकारी लेखा प्रणालीलाई सरकारको कार्यसञ्चालन गर्ने औजार तथा सरकारको आम्दानी र खर्चको सम्बन्धमा

लेखा प्रणालीका सिद्धान्त

लेखाका आधारभूत सर्वमान्य सिद्धान्त (Generally Accepted Accounting Principles) का अनुसार लेखा प्रणालीका सिद्धान्तहरू निम्नानुसार रहेका छन्।

1. व्यावसायिक अस्तित्वको सिद्धान्त
2. मौद्रिक मापनको सिद्धान्त
3. आर्थिक वर्षको सिद्धान्त
4. लागतको सिद्धान्त
5. निरन्तरताको सिद्धान्त
6. एकरूपताको सिद्धान्त
7. द्वैधात्मक सिद्धान्त
8. प्रोदभावी वा आर्जित सिद्धान्त
9. बस्तुनिष्टताको सिध्दान्त
10. पारदर्शिताकाे सिद्धान्त
11. तठस्थताकाे सिद्धान्त

नगद तथा प्रोदभावी लेखा प्रणाली

कारोबारलाई लेखाङ्कन गर्ने समयको आधारमा लेखा प्रणालीलाई दुई भागमा बाँडिएको छ।

1. नगदमा आधारित लेखा प्रणाली
2. प्रोदभावी लेखा प्रणाली

नगदमा आधारित लेखा प्रणाली

यस लेखा प्रणालीमा कारोबार जहिलेसुकै भएपनि वा हुने भए तापनि नगद भुक्तानी वा प्राप्तिको अवस्थामा वा नगद सरहको प्राप्ति वा भुक्तानीको अवस्थामा मात्र लेखाङ्कन गर्ने र अभिलेख राख्ने, प्रतिवेदन गर्ने कार्य गरिन्छ।

आम्दानीलाई नगद प्राप्त भएपछि आम्दानी जनाइन्छ भने खर्चको हकमा वास्तविक भुक्तानी भएपछि मात्र खर्चको रूपमा लेखाङ्कन गरिन्छ।

यस लेखा प्रणालीमा भुक्तानी दिन बाँकी खर्चहरू, अग्रिम भुक्तानीहरू, प्राप्त हुन बाँकी आम्दानीहरू र अग्रिम रूपमा प्राप्त आम्दानीलाई लेखाङ्कन गरिँदैन।

प्रोदभावी लेखा प्रणाली

नगद प्राप्ति वा भुक्तानी जुनसुकै समयमा भए तापनि कारोबार भएको समयमा नै लेखाङ्कन गर्ने पद्धतिलाई प्रोदभावी लेखा प्रणाली (accrual base accounting system) भनिन्छ।

प्रोदभावीको आधारमा लेखाङ्कन गर्दा कुनै निश्चित दिन वा अवधिको वित्तीय स्थितिमा असर पार्ने सम्पूर्ण कारोबार समाहित गरिन्छ। साथै यस प्रणालीमा एक निश्चित अवधिमा भएको आम्दानी जुन नगद प्राप्त भएको छैन वा खर्चहरू जुन नगद भुक्तानी गरिएको छैन, सोको पनि लेखाङ्कन गरिन्छ।

यो प्रणाली अलि प्राविधिक भएकाले यसैको विशेष ज्ञान नभइकन यसका आधारमा लेखा राख्न सकिदैँन।

दोहोरो लेखा प्रणाली

प्रत्येक आर्थिक कारोबारको दोहोरो प्रभाव पर्ने गरी लेखा अभिलेख तयार गर्ने पद्धतिलाई दोहोरो लेखा प्रणाली भनिन्छ। दोहोरो लेखा प्रणालीको आधारभूत मान्यता कारोबारको दोहोरो प्रभाव र सोको समुचित अभिलेख हो । विस्तारित रूपमा भन्दा प्रत्येक कारोबारले पारेका दुई पक्षीय प्रभावलाई नै देखाउने गरी कारोबारको लेखा राखिनु पर्दछ भन्ने मान्यता बोकेको लेखा प्रणाली नै दोहोरो लेखा प्रणाली हो ।

सन् १४९४ मा इटलीका Luca Pacioli ले Accounting of Venice मा यस प्रणालीको व्याख्या गरेका छन् । त्यसैले उनलाई लेखा प्रणालीका पिता भनिन्छ । दोहोरो लेखा प्रणालीमा कारोबारले परेको एक पक्षीय प्रभावलाई डेबिट गरिन्छ भने अर्को पक्षीय प्रभावलाई क्रेडिट गरिन्छ । यस प्रकार कुनै पनि अभिलेखमा डेविट बराबर क्रेडिट हुन्छ । यसप्रकार यस प्रणालीमा भएका त्रुटिहरू पत्ता लगाउने आफ्नै किसिमको विधि पनि विकास भएको छ । त्यसैले यस प्रणालीलाई पूर्ण र भरपर्दो प्रणाली मानिन्छ ।

दोहोरो लेखा प्रणालीका विशेषताहरू

1. दोहोरो स्रेस्ता प्रणालीको सिद्धान्तमा आधारित: प्रत्येक कारोबारले दुई पक्षलाई प्रभावित गरेको हुन्छ र ती दुवै पक्षलाई लेखामा दर्शाइन्छ ।
2. बराबर: डेविट पक्ष र क्रेडिट पक्षतर्फ बराबर प्रभाव परेको हुन्छ ।
3. परिवर्तनशीलता: व्यवस्थित पद्धति भएकोले आवश्यकता अनुसार समायोजन र परिवर्तन गर्न सकिने हुन्छ ।
4. वैज्ञानिक: निश्चित सिद्धान्त, धारणा र मान्यता अनुसार लेखा राखिने ।
5. सरल लेखा प्रणाली: यो व्यवस्थित लेखा प्रणाली भएता पनि हेर्न र बुझ्न निकै सरल पनि छ । यसका प्रतिवेदनहरूले सम्पूर्ण व्यवसायको वास्तविक स्थिति देखाउदछन् । साथै यसको माध्यमबाट लेखापरीक्षणमा पनि सहजता हुन्छ।
6. व्यापक प्रयोग: भरपर्दो एवं वैज्ञानिक प्रणालीको रूपमा रहेबाट संसारभर यस प्रणालीको व्यापक प्रयोग भएको छ ।

दोहोरो लेखा प्रणालीको उद्देश्य

1. कारोबारको पूर्ण अभिलेख गर्नु
2. नाफा नोक्सान निश्चित गर्नु
3. आर्थिक अवस्थाको चित्रण गर्नु
4. वस्तु तथा सम्पत्तिको संरक्षण गर्नु
5. आर्थिक सूचना उपलब्ध गराउनु
6. समस्या समाधान र सही गर्नमा मद्दत गर्नु
7. नोक्सान कम गर्ने व्यवस्था गर्नु

दोहोरो लेखा प्रणालीका अवगुण

1. खर्चिलो
2. स-साना संस्थाको लागि अनुपयुक्त
3. पूर्ण शुद्धताको अभाव
4. जटिल र समय लिने
5. जिन्सिको कारोबार गर्न नसक्नु

सरकारी लेखा प्रणालीको सिद्धान्त

१. दोहोरो स्रेस्ता प्रणालीको सिद्धान्तमा आधारित हुनुपर्दछ।

२. सरकारी लेखा प्रणालीले सम्बन्धित निकायको आर्थिक कारोबार तथा आर्थिक स्थिति स्पष्ट देखाउने हुनुपर्दछ।

३.लेखा प्रणाली प्रचलित ऐन, नियम अनुसार लेखा राख्न सक्ने खालको हुनुपर्दछ।

४.विभिन्न कानुनद्वारा स्थापना गरिएको कोषको व्यवस्थापन उचित तवरले गर्न सक्ने लेखा प्रणाली हुनुपर्ने।

५.स्थिर सम्पत्तिको मूल्याङ्कन परल मोलको आधारमा हुनुपर्दछ, ह्रासकट्टी गर्नुपर्दैन।

नेपाल सरकारको स्रेस्ता प्रणाली नगदमा आधारित छ। सरकारी लेखा प्रणालीले राजस्व, विनियोजन, धरौटी आदिको लेखा तथा सोको आवधिक प्रतिवेदनहरूमा एकै प्रकारका शीर्षक, उपशीर्षक कायम गर्नुपर्दछ। यसबाट लेखाङ्कन तथा प्रतिवेदनमा एकरूपता आई समन्वय, अनुगमन तथा नियन्त्रण गर्न सजिलो पर्दछ।

नेपालमा नयाँ स्रेस्ता प्रणालीको सुरुवात

नेपाल सरकारको वर्तमान स्रेस्ता प्रणाली, जसलाई नयाँ स्रेस्ता प्रणाली भनेर चिनिन्छ, वि.सं. २०१८ साल चैत्र २ गते तत्कालीन राजा श्री ५ महेन्द्रबाट लालमोहर लागेपछि सुरु भएको हो ।

आ.व. ०२४/२५ सम्म नेपालभर क्रमिक रूपमा लागू भएको ।

दोहोरो स्रेस्ता प्रणालीमा आधारित, नगदमा आधारित लेखा प्रणाली भएकोले आधुनिक र वैज्ञानिक स्रेस्ता प्रणाली मानिएको छ ।

नेपाल सरकारको स्रेस्ता प्रणाली (नयाँ स्रेस्ता प्रणाली) को उद्देश्य

1. कारोबारको अभिलेख ठीकसँग राख्ने,
2. बजेटको सीमा नाघ्न नदिने,
3. बजेट तर्जुमाका लागि सूचना उपलब्ध गराउने,
4. जिन्सी सामानको उचित संरक्षण गर्ने,
5. कार्यक्रमको उपलब्धि मूल्याङ्कन गर्न सकिने,
6. लेखा परीक्षण सरल र कम खर्चिलो बनाउने,
7. आर्थिक अनुशासन र पारदर्शिता कायम गर्ने।

विशेषताहरू

1. दोहोरो लेखा प्रणालीको सिद्धान्तमा आधारित: नयाँ स्रेस्ता प्रणाली विश्वमा नै आधुनिक र वैज्ञानिक मानिएको दोहोरो लेखा प्रणालीको सिद्धान्तमा आधारित रहेको ।
2. एकरूपता तथा सरलता: यो प्रणाली लागू भएपछि सरकारी कार्यालयहरूमा पहिले प्रयोगमा आएको स्याहा र फाराम जस्ता बेग्लाबेग्लै स्रेस्ताहरूलाई प्रतिस्थापन गरेकाले सम्पूर्ण सरकारी स्रेस्तामा एकरूपता आएको ।
3. नगद कारोबारमा आधारित: नगद भुक्तानीको आधारमा मात्र लेखा राखिने, जुन सरकारी तथा गैरनाफामूलक संस्थाहरूमा उपयुक्त
4. परिवर्तनशीलता: समय र परिस्थिति अनुसार लेखा प्रणालीमा हुने परिवर्तनलाई स्वीकार गरिएको
5. पारदर्शिता: सबै आर्थिक क्रियाकलापहरू समेटिने गरी सम्बद्ध निकाय तथा पदाधिकारी समक्ष उपलब्ध गराइने
6. निश्चित ढाँचाका फारामहरूको प्रयोग: तोकिएको कार्यको लागि महालेखा परीक्षकको विभागबाट स्वीकृत निश्चित फारामहरूको मात्र प्रयोग गरिने व्यवस्था
7. बजेट शीर्षक अनुसार स्रेस्ता राख्ने व्यवस्था: निकासा र खर्चलाई बजेट शीर्षक तथा उपशीर्षक अनुसार वर्गीकरण गरी स्रेस्ता राखिने
8. केन्द्रीयस्तर र कार्यसञ्चालनस्तर स्रेस्ताको व्यवस्था: सरकारी कार्यालयहरूलाई केन्द्रीयस्तर र कार्यसञ्चालनस्तरका कार्यालयहरूमा बाढिएको
9. आर्थिक सूचनाको प्रवाह: विनियोजन खाताका आवधिक एवं नियमित प्रतिवेदनहरू तोकिएको निकायमा पठाउनु पर्ने

एकल खाता कोष प्रणाली

सार्वजनिक कोष व्यवस्थापनका लागि नेपालमा लागू गरिएको नयाँ प्रणाली हो । नगद प्रवाह व्यवस्थापन, वित्तीय सूचना प्रणालीको गुणस्तर र कोष व्यवस्थापनमा देखिएका जटिलता र अस्पष्टता न्यूनीकरण गर्न यो प्रणाली लागू गरिएको हो । उद्देश्यहरू:

1. नगद व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउन,
2. सरकारी खाताहरूमा निस्क्रिय मौज्दात हुन नदिनु,
3. सार्वजनिक ऋणलाई कम गर्नु,
4. सार्वजनिक नीति तथा निर्णयको लागि आवश्यक गुणस्तरयुक्त तथ्याङ्क उपयुक्त समयमा उपलब्ध गराउनुम
5. बजेट कार्यान्वयनमा प्रभावकारिता ल्याउनु,
6. आर्थिक अनुशासन कायम राख्न सहयोग पुर्‍याउनु ।

लेखा परीक्षण

लेखा परीक्षण भन्नाले हिसाबकिताबको जाँच र मूल्याङ्कन गर्ने काम भन्ने बुझिन्छ। लेखाको जाँच र त्यसको आधारमा गरिने मूल्याङ्कन तथा विश्लेषण समेत लेखापरीक्षण अन्तर्गत पर्दछन् ।

कार्य: नियमकानुन बमोजिम खर्च गरेनगरेको हेर्ने, तथ्य प्रदर्शन गर्ने, समालोचना गर्ने र भविष्यमा सुधार गर्न सुझाव दिने।

उद्देश्य: आर्थिक कारोबारको परीक्षण गरी हिनामिना र त्रुटिहरू औंल्याउनु, नियमितता, मितव्ययिता, कार्यदक्षता र प्रभावकारिता तथा औचित्यताको परीक्षण गर्नु।

लेखापरीक्षणका सिद्धान्त

1. नियमितताको सिद्धान्त
2. मितव्ययिताको सिद्धान्त
3. कार्यदक्षताको सिद्धान्त
4. प्रभावकारिताको सिद्धान्त
5. औचित्यताको सिद्धान्त
6. स्वतन्त्रता र स्वायत्तताको सिद्धान्त
7. निष्पक्षताको सिद्धान्त
8. गोपनीयताको सिद्धान्त
9. सक्षमताको सिद्धान्त
10. उचित सतर्कताको सिद्धान्त

सरकारी लेखापरीक्षण

बजेट अनुसारको खर्च भिडान गर्ने, राजस्व तथा खर्चसँग संलग्न आधारभूत प्रमाणको जाँच गर्ने, मितव्ययिता तथा कार्यदक्षताको जाँच गरी प्रतिवेदन दिने कार्य

महत्त्व: सरकारी क्रियाकलाप प्रति जनविश्वास सिर्जना गर्न, सार्वजनिक जवाफदेहिता र पारदर्शिता प्रवर्द्धन गर्न, सार्वजनिक स्रोत परिचालनमा मितव्ययिता ल्याउन, सार्वजनिक निकायको कार्यदक्षता र प्रभावकारिता बढाउन, प्रचलित कानुनको पालना गराउन, आर्थिक स्थितिको यथार्थ चित्रण गर्न

आन्तरिक लेखा परीक्षण तथा अन्तिम लेखापरीक्षण

सङ्गठन भित्रबाटै व्यवस्थापक प्रति उत्तरदायी रहेर सङ्गठनको आर्थिक नियन्त्रण प्रणाली र लेखापालनको बारेमा व्यवस्थापकलाई प्रतिवेदन गर्ने लेखापरीक्षण नै आन्तरिक लेखा परीक्षण हो भने सार्वजनिक जवाफदेहिता निर्वाहका लागि स्वतन्त्र र शक्तिशाली निकायबाट गरिने लेखापरीक्षण अन्तिम लेखापरीक्षण हो ।

नेपाल सरकारको आन्तरिक लेखापरीक्षण महालेखा नियन्त्रक कार्यालयद्वारा गरिन्छ भने अन्तिम लेखापरीक्षण गर्ने निकाय महालेखा परीक्षक हो ।

नियमितताको लेखापरीक्षण तथा कार्यमुलक लेखापरीक्षण

प्रचलित नियम कानुनको अधीनमा रही आर्थिक प्रणाली र कारोबार सञ्चालन भएको छ छैन भनी जाँच गर्नु – नियमितताको लेखापरीक्षण हो भने मानवीय, वित्तीय, भौतिक तथा अन्य साधनको दक्षतापूर्वक उपयोग भए नभएको मूल्याङ्कन गर्नु कार्यमूलक लेखापरीक्षण हो । नियमितताको लेखापरीक्षण प्रक्रियामुखी हुन्छ भने कार्यमूलक लेखापरीक्षण नतिजामुखी हुन्छ ।

महालेखा परीक्षकको व्यवस्था

संवैधानिक अङ्गको रूपमा

प्रशासनिक खर्च लगायत सबै खर्च सञ्चित कोषमाथि व्ययभार हुने

कर्मचारी प्रशासनमा स्वायत्तता, विशेषज्ञ आवश्यक पर्ने

सार्वजनिक लेखामा निर्बाध पहुँच

सार्वजनिक लेखाको ढाँचा र प्रणाली व्यवस्थामा अनिवार्य रूपमा महालेखा परीक्षकको पूर्वस्वीकृति आवश्यक पर्ने

आफ्नो प्रतिवेदन राष्ट्र प्रमुखमा पेस पर्ने वार्षिक प्रतिवेदन अनिवार्य रूपमा र अन्य आवश्यक परेको समयमा