दर्ता

कार्यालयको कामसँग सम्बन्धित कुनैपनि चिठीपत्र, निवेदन पत्र, टेलेक्स, टेलिग्राफिहरु साथै अन्य कार्यालयमा दैनिक रूपमा प्राप्त हुने चिठि पत्र, निवेदन तथा अन्य कागजातहरूको क्रमबद्ध र व्यवस्थित ढङ्गले प्रारम्भिक अभिलेख राख्ने कार्य नै दर्ता हो । दर्ता शुरु अभिलेख हो । प्राप्त कागजातलाई व्यवस्थित रूपमा अभिलेख राख्ने र आवश्यक कागजातलाई सुरक्षित साथ राखि कार्यालय व्यवस्थापनमा सहयोग पुर्‍याउनु दर्ताको मुख्य उद्देश्य हो । कार्यालयमा दर्ताका लागि एउटा छुट्टै किताबको व्यवस्था गरिएको हुन्छ । दर्ता किताबमा दर्ता नम्बर, प्राप्त पत्रहरूको पत्र संख्या, मिति, चलानी नम्बर, विषय, पत्र प्रेषित गर्ने कार्यालय आदि शिर्षकहरु समाबेश गरिएको हुन्छ । हरेक कार्यालयमा प्राप्त पत्रहरूको अभिलेखको लागि दर्ता चलानी शाखा खडा गरिएको हुन्छ ।

कार्यालयमा प्राप्त भएका चिट्ठी पत्रहरुको अभिलेख राख्ने कार्यलाई दर्ता भनिन्छ । पत्र दर्ता गर्दा पठाउनेको नाम र ठेगाना, मिति, बिषय आदि कुराहरू उल्लेख गरिन्छ । कार्यालयको प्रकृति अनुसार दर्ता विवरण हरु फरकफरक हुन सक्छन् । दर्ता किताबमा  दर्ता नम्बर, दर्ता मिति, प्राप्त भएको पत्रको संख्या र पत्र मिति, पठाउने कार्यालयको नाम, पत्रको व्यहोरा वा बिषय र पत्र बुझ्ने फाँटवालाको नाम, सहि र मिति तथा कैफियत महल उल्लेख गरिएको हाे ।

दर्ताकाे महत्व एवं आवश्यकता

• कार्यालय कार्यविधि प्रारम्भ गर्न,
• समस्याकाे समाधान गर्न,
• सम्बन्धित शाखा वा अधिकारि समक्ष पेश गर्न,
• प्राप्त पत्रकाे सम्बाेधन गर्न,
• प्राप्त पत्रकाे संरक्षण गर्न,
• संगठनलाइ जीवन्तता दिन,
• प्रमाणकाे रूपमा पेश गर्न ।